平素より渋谷ホール&スタジオをご利用いただき、誠にありがとうございます。
オープンから4年が過ぎ、お蔭様で大変多くのお客様にご贔屓いただき感謝申し上げます。
この度、下記の通り諸規定の見直しを行うこととなりましたので、ご案内いたします。
◆キャンセル料免除措置の撤廃について
一昨年より実施しておりました新型コロナウイルスに起因する予約キャンセル時のキャンセル料免除の特例措置は、年内をもって終了いたします。2023年1月より通常のキャンセルポリシーを適用いたします。
なお、用途制限や定員については今後も戻す予定はございません。
◆キャンセル・変更回数の上限設定について
かねてよりHPで『規定内の変更・キャンセルであっても、頻度・程度によりご利用をお断りする場合がございます』とご案内しておりました。これまでは無制限にお受けして参りましたが、2023年1月より具体的なルールを設けることといたしました。あくまでも個々のケースに応じた総合的な判断となりますが、目安として1週間につき1件、1か月につき4件程度の変更・キャンセル件数を上限といたします。ここでいう「件数」とは、ご申告の連絡回数ではなく、ご申告によって影響を受ける実際の予約件数です。カウントの対象は①キャンセル料が発生しない期間内のキャンセル、②時間短縮、③時間延長（当日を除く）、④前倒し、⑤後ろ倒し、⑥部屋変更、⑦一度行ったキャンセル・変更の取り消し、⑧予約内容照会、⑨その他当方が妥当と判断した事由です。なお、予約日まで一週間を切り50%ないし100%のキャンセル料をお支払いいただくケースについてはカウント対象外とします。
上限数を超える場合、または上限数を超えずともその程度によっては以降の利用をお断りすることがございます。ご予約の際は上記の点を踏まえ、お手続きいただけますようお願い申し上げます。
◆仮予約・仮押さえについて
当施設では仮予約およびお時間の仮押さえは承っておりません。ご予定が不確実な状態での予約手続きはお控えいただきますようお願いいたします。スケジュールが曖昧なままで既にご予約された時間枠につきましては、大変恐れ入りますが一旦キャンセルの手続きをお願いいたします。
◆ご自身の予約管理について
お客様ご自身の予約状況についてのお問い合わせが増えております。2023年からはこちらもキャンセル・変更と同じくカウントの対象になりますので、お手数ですがスケジュールの管理は予約時の自動通知メール、またはGoogleカレンダー連携機能などをご活用いただきますようお願い申し上げます。
◆ご利用時間厳守について
ご予約開始時刻の前から入室してご利用を始めていらっしゃるケースや、終了時刻を過ぎても申告なく引き続きご利用になっているケースが多数見受けられます。予約と予約の間の時間は換気と清掃を限られた人数で効率よく作業するために設定している時間です。ご予約時間外に入室なさる場合は、追加料金の対象となりますので、くれぐれも時間厳守でお願いいたします。延長をご希望の場合は、当初の終了予定時刻前に受付にその旨必ずお申出いただき、事前手続きをお願いいたします。
なお、清掃が完了している場合に限り予約開始時刻5分前の入室を可能とさせていただいております。（今後も同対応の継続をお約束するものではありません）
お時間を守って頂けないことが繰り返される場合はご利用をお断りすることがございます。
◆無連絡キャンセルについて
ご利用料未納の状態で、事前のご連絡がなくご予約当日にお越しいただけなかったことが一定期間内で複数回発生した場合は以降のご利用をお断りすることがございます。
以上、今回の変更に伴いご不便をおかけいたしますが、皆様のご理解とご協力のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
渋谷ホール&スタジオ